Wat is enterprise resource planning?
Enterprise Resource Planning (ERP) word gebruikt door bedrijven voor het aansturen van verschillende bedrijfsprocessen doormiddel van één software pakket, welke bestaat uit verschillende modules en eventuele toevoegingen. Enterprise resource planning (ERP) is software die bedrijven gebruiken om hun bedrijfsvoering efficiënter te beheren. Het combineert vaak verschillende functies en afdelingen binnen een bedrijf, zoals financiën, personeelszaken en supply chain management, in één geïntegreerd systeem. waardoor bedrijven in staat zijn om gegevens uit verschillende delen van de organisatie te verzamelen en te analyseren, zodat ze beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen en hun algehele bedrijfsvoering kunnen verbeteren. ERP-systemen worden vaak gebruikt door grote bedrijven, maar ook voor kleinere bedrijven kunnen ze nuttig zijn om hun processen te vereenvoudigen en efficiënter te werken.
In deze blog vind je de volgende onderwerpen
Waarom hebben bedrijven ERP systeem nodig
Het voordeel van deze verbinding is dat verkoop kan zien wat de status van een productie order is, de financiele afdeling kan zien of er nieuwe contactpersonen zijn enz.. enterprise resource planning erp software ondersteunt bedrijfsprocessen om optimaal te werken en te verbeteren. Dit gebeurd door de gegevens centraal beschikbaar te maken in een gemeenschappelijke database en inzicht te geven van alle activiteiten.
Modulaire opbouw
Geïntegreerde modules in ERP (Enterprise Resource Planning) zijn software-applicaties die specifieke bedrijfsprocessen ondersteunen. Ze zijn ontworpen om de efficiëntie en productiviteit van een bedrijf te verbeteren door gegevens te delen en te integreren tussen verschillende afdelingen en systemen.
Het Enterprise resource planning erp software systeem bestaat standaard uit een of meerdere van de volgende modules. Niet iedere module is nodig in het pakket, zo zijn er bedrijven die zelf modules hebben ontwikkeld om samen te werken met het ERP systeem. Deze modules die niet door de ERP systeem fabrikant zelf zijn gemaakt worden add-ons genoemd. Er zijn aanbieders die kiezen een nog breder aanbod aan modules te bieden maar hieronder vind u de meest belangrijke modules.
CRM - Customer relationship management
De CRM module in ERP software helpt bedrijven om de relaties met hun klanten te beheren en te verbeteren. Ze bieden vaak functionaliteiten voor het opslaan en beheren van klantgegevens, het plannen en uitvoeren van marketingcampagnes, het volgen van verkopen en service-tickets, en het beheren van klanttevredenheid en feedback. CRM modules helpen bedrijven om hun klanten beter te begrijpen en tevreden te houden, wat kan leiden tot meer verkopen en een betere reputatie.
SCM - Supply chain management
De MRP (Material Requirements Planning) module in ERP software is ontworpen om bedrijven te helpen bij het beheren van hun productie- en voorraden. Deze module maakt gebruik van gegevens over de vraag naar producten om te bepalen wat er nodig is aan grondstoffen en onderdelen om aan die vraag te voldoen.
MRP module
Met de MRP module kunnen bedrijven inventory management uitvoeren door nauwkeurige records bij te houden van hun voorraden, zodat ze weten wat er op voorraad is en wat er bijbesteld moet worden. Dit helpt om te voorkomen dat er te veel of te weinig voorraden zijn, wat kan leiden tot vertragingen in de productie.
Warehouse management
Daarnaast kan de MRP module worden gebruikt voor warehouse management. Door gegevens te integreren met de voorraadsystemen van het bedrijf, kan de MRP module helpen bij het beheren van de opslag van grondstoffen en onderdelen in het magazijn. Dit kan omvatten het beheren van de locaties waar de voorraden worden opgeslagen, het bijhouden van de hoeveelheden op voorraad en het optimaliseren van de layout van het magazijn om zo efficiënt mogelijk te werken.
Productieplanning (MRP)
Tot slot kan de MRP module ook worden gebruikt voor productieplanning. Door gegevens te integreren met de planning- en scheduling-tools van het bedrijf, kan de MRP module helpen bij het bepalen van de productievolgorde en -planning. Dit kan omvatten het bepalen van de benodigde hoeveelheid grondstoffen en onderdelen voor elk product, het plannen van wanneer elk product gemaakt moet worden en het bepalen van welke machines en arbeiders nodig zijn om de producten te maken. Door de MRP module te gebruiken, kunnen bedrijven hun productie- en voorradenbeheer efficiënter en effectiever uitvoeren.
Voorraad en productie planning met DDMRP
DDMRP, ook wel bekend als de "Demand Driven Material Requirements Planning" methode, is een add-on voor een ERP-systeem dat bedrijven helpt om de materialen en inventaris in hun productie- en leveringsketens efficiënter te beheren. In tegenstelling tot traditionele MRP-systemen, die voornamelijk gericht zijn op het voorspellen van toekomstige behoeften op basis van historische gegevens, richt DDMRP zich op het real-time monitoren van de vraag en het aanpassen van de materialen en inventaris aan de hand daarvan. Dit kan leiden tot vermindering van voorraadkosten, vermindering van levertijden en verbetering van de overall bedrijfsperformance.
Finance and Accounting
De finance module in ERP (Enterprise Resource Planning) software is ontworpen om bedrijven te helpen bij het beheren van hun financiële gegevens en processen. Deze module biedt vaak functionaliteiten voor facturatie, betalingen en financial management, wat kan helpen om de efficiëntie en nauwkeurigheid van het financiële beheer te verbeteren.
Financiele module
Met de finance module kunnen bedrijven facturatie uitvoeren door automatisch facturen te genereren voor klanten op basis van gegevens over hun aankopen en betalingen. Dit kan helpen om tijd te besparen en fouten te voorkomen bij het maken van facturen handmatig.
Bank intergratie
Daarnaast kan de finance module worden gebruikt voor betalingen. Door gegevens te integreren met de bankrekeningen van het bedrijf, kan de finance module helpen bij het beheren van inkomende en uitgaande betalingen. Dit kan omvatten het bijhouden van wanneer betalingen moeten worden gedaan, het automatisch verwerken van betalingen en het bijhouden van betalingsstatus.
Financieel management
Tot slot kan de finance module ook worden gebruikt voor financial management. Door gegevens te integreren met de boekhoudsystemen van het bedrijf, kan de finance module helpen bij het bijhouden van de financiële gegevens van het bedrijf, zoals inkomsten, uitgaven en operationele kosten. Dit kan helpen bij het bepalen van de financiële gezondheid van het bedrijf en bij het maken van goede beslissingen over toekomstige investeringen en groei.
In het algemeen kan de finance module in ERP systemen een waardevolle toevoeging zijn voor bedrijven die willen hun financiële processen efficiënter en effectiever te maken.
HRM - Human resource management
De HRM (Human Resource Management) module in ERP (Enterprise Resource Planning) software is ontworpen om bedrijven te helpen bij het beheren van hun menselijke hulpbronnen. Deze module biedt vaak functionaliteiten voor human capital management, wat kan helpen om de efficiëntie en effectiviteit van het HR-beheer te verbeteren.
Personeels gegevens
Met de HRM module kunnen bedrijven hun human resources beheren door nauwkeurige records bij te houden van de gegevens van hun medewerkers, zoals persoonlijke informatie, vaardigheden en ervaring. Dit kan helpen om te voorkomen dat belangrijke informatie verloren gaat en om ervoor te zorgen dat medewerkers de juiste training en ondersteuning krijgen om hun werk goed te kunnen doen.
Daarnaast kan de HRM module worden gebruikt voor het beheren van medewerkerprestaties. Door gegevens te integreren met het beoordelingssysteem van het bedrijf, kan de HRM module helpen bij het bijhouden van de prestaties van medewerkers en het geven van feedback om hun prestaties te verbeteren. Dit kan helpen om de productiviteit en tevredenheid van medewerkers te verhogen.
Verlof en afwezigheidsregistraties
Tot slot kan de HRM module ook worden gebruikt voor het beheren van verlof- en afwezigheidsregistraties. Door gegevens te integreren met het planning- en scheduling-systeem van het bedrijf, kan de HRM module helpen bij het bijhouden van wanneer medewerkers afwezig zijn en wat de redenen daarvoor zijn. Dit kan helpen om te voorkomen dat er te veel of te weinig personeel aanwezig is, wat kan leiden tot vertragingen in de productie.
In het algemeen kan de HRM module in ERP systemen een waardevolle toevoeging zijn voor bedrijven die willen hun HR-beheer efficiënter en effectiever te maken.
BI - Business intelligence
Er is de laatste tijd veel innovatie gaande in de wereld van ERP (Enterprise Resource Planning) en BI (Business Intelligence) tools. Bedrijven zijn steeds meer geïnteresseerd in het gebruik van deze tools om hun bedrijfsgegevens te beheren en te analyseren, om zo beter in staat te zijn om goede beslissingen te nemen en te concurreren in een snel veranderende wereld.
Integratie van gegevensanalyses in BI tools
Een van de belangrijkste ontwikkelingen is de toenemende integratie van gegevensanalyses in ERP en BI tools. Door gegevens te integreren van verschillende afdelingen en systemen, kunnen bedrijven een completer beeld krijgen van hun bedrijfsgegevens en betere analyses uitvoeren om inzicht te krijgen in trends en patronen. Dit kan helpen om beter te begrijpen wat er in het bedrijf gebeurt en om sneller en accurater te reageren op veranderingen.
Toepassing van kunstmatige intelligentie in ERP en BI tools
Daarnaast is er ook steeds meer gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) in ERP en BI tools. Door het toepassen van AI-technologieën, zoals machine learning en natuurlijke taalverwerking, kunnen ERP en BI tools nog beter worden aangepast aan de specifieke behoeften van bedrijven. Bijvoorbeeld, door gebruik te maken van AI-algoritmen, kunnen ERP en BI tools automatisch gegevens verzamelen en analyseren om inzicht te geven in belangrijke trends en patronen. Dit kan helpen om tijd en moeite te besparen en om sneller en beter te kunnen reageren op veranderingen.
Gebruik van nieuwe technologieën voor ERP en BI tools
Tot slot is er ook steeds meer interesse in het gebruik van nieuwe technologieën, zoals cloud computing en internet of things (IoT), om ERP en BI tools nog beter te maken. Door gebruik te maken van deze technologieën, kunnen ERP en BI tools real-time gegevens verzamelen en analyseren, wat kan helpen om snel te reageren op veranderingen en om de productiviteit en efficiëntie van het bedrijf te verbeteren.
In het algemeen is de innovatie van ERP en BI tools een belangrijke ontwikkeling die bedrijven
ERP systemen
Er zijn meerdere aanbieders van ERP systemen. De meest bekende aanbieder is SAP, maar ook andere pakketten worden gebruikt zoals,
- Microsoft dynamics
- Exact
- oracle
- Odoo
- Excel resouce planning
Hier zijn enkele voor- en nadelen van de genoemde ERP-systemen:
SAP:
Voordelen:
- SAP is een gevestigde speler op de ERP-markt en biedt een uitgebreid en flexibel systeem voor bedrijfsprocessen.
- Het heeft een sterk ecosysteem van partners en ontwikkelaars die aanvullende software en ondersteuning bieden.
Nadelen:
- SAP kan complex en moeilijk te implementeren zijn, vooral voor kleinere bedrijven.
- Het kan duur zijn om te implementeren en te onderhouden.
Microsoft Dynamics:
Voordelen:
- Microsoft Dynamics is een gebruiksvriendelijke ERP-oplossing die naadloos integreert met andere Microsoft-producten, zoals Office en Azure.
- Het biedt een uitgebreid scala aan functionaliteiten voor financiën, logistiek, verkoop en CRM.
Nadelen:
- Het kan duurder zijn om te implementeren en te onderhouden dan sommige andere ERP-oplossingen.
- Omdat het specifiek is voor de Microsoft-ecosfeer, kan het moeilijker zijn om te integreren met niet-Microsoft-producten.
ODOO:
Voordelen:
- ODOO is een open source ERP-oplossing die gratis is om te gebruiken en te wijzigen.
- Het biedt een uitgebreid scala aan functionaliteiten voor financiën, logistiek, verkoop en CRM.
Nadelen:
- Omdat het open source is, is er misschien minder professionele ondersteuning beschikbaar dan bij sommige andere ERP-oplossingen.
- Het kan moeilijker zijn om te implementeren en te onderhouden dan sommige andere opties.
Exact erp:
Voordelen:
- Exact is een gebruiksvriendelijke en flexibele ERP-oplossing die vooral geschikt is voor kleine en middelgrote bedrijven.
- Het biedt een uitgebreid scala aan functionaliteiten voor financiën, logistiek, verkoop en CRM.
Nadelen:
- Exact heeft niet dezelfde mate van flexibiliteit en schaalbaarheid als sommige andere ERP-oplossingen waardoor het minder geschikt is voor groetere bedrijven.
- De kosten van implementatie en onderhoud kunnen hoger zijn dan bij sommige andere opties.
Oracle:
Voordelen:
- Oracle is een gevestigde speler op de ERP-markt en biedt een uitgebreid en flexibel systeem voor bedrijfsprocessen.
- Het heeft een sterk ecosysteem van partners en ontwikkelaars die aanvullende software en ondersteuning bieden.
Nadelen:
- Oracle kan complex en moeilijk te implementeren zijn, vooral voor kleinere bedrijven.
- Het kan duur zijn om te implementeren en te onderhouden.
Excel resource planning
Voordelen:
Een voordeel van resource planning in Excel is dat het een bekend en gebruiksvriendelijk programma is dat veel mensen al kennen en gebruiken. Dit kan het leren en toepassen van een resource planning systeem eenvoudiger maken. Wat nog een voordeel is dat de moderne versies van Excel direct verbonden kunnen worden met een database.
Nadelen:
Een nadeel van Excel voor resource planning is dat het niet ontworpen en bedoeld is voor dit doel. Dit zorgt voor beperkingen in functies en flexibiliteit. Bijvoorbeeld, als je complexere planningen wilt maken met veel verschillende resources en afhankelijkheden tussen taken, kan Excel snel beperkt raken in zijn mogelijkheden en kan het moeilijker worden om de planning goed te beheren en bij te houden. In dit geval kan het gebruik van een gespecialiseerd resource planning systeem voordeliger zijn.
Een ander nadeel van Excel-resourceplanning is dat het gebonden is aan de beperkingen van een spreadsheet-programma, zoals het ontbreken van specifieke functies voor resourceplanning en de beperkte mogelijkheden voor geautomatiseerde rapportage en communicatie. Dit kan betekenen dat organisaties moeten overstappen op meer geavanceerde software om aan hun behoeften te voldoen en efficiënter te werken.
Wat het grootste nadeel is van resourceplanning in Excel is dat de meeste spreadsheets fouten bevatten in formules, verkeerde verwijzingen, een plus i.p.v een min etc. Vel bedrijven komen er pas tijdens het implementen van een ERP systeem ahter welke fouten er in excel zaten.
Voordelen ERP systeem
Een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) kan een organisatie helpen om efficiënter te werken en beter te presteren door het integreren van verschillende bedrijfsprocessen en het delen van gegevens tussen afdelingen en medewerkers. Dit in tegenstelling tot het gebruik van spreadsheets en losse softwarepakketten, die vaak onnauwkeurige, onvolledige en onveilige gegevens bevatten en het moeilijk maken om informatie te delen en te gebruiken om geïnformeerde beslissingen te nemen.
Voordelen van het gebruik van een ERP-systeem in plaats van spreadsheets en losse softwarepakketten zijn onder andere:
-
Betere gegevensintegratie en -samenhang: ERP-systemen bieden een centrale database waarin alle gegevens van een organisatie worden opgeslagen en gekoppeld aan verschillende bedrijfsprocessen. Dit maakt het gemakkelijker om gegevens te delen en te gebruiken om informatie te verzamelen en te analyseren.
-
Verbeterde efficiëntie en productiviteit: ERP-systemen bieden uitgebreide automatisering en workflow-functionaliteit, wat het gemakkelijker maakt om routinetaken te automatiseren en medewerkers te laten focussen op waardevolle activiteiten.
-
Meer inzicht en controle: de systemen bieden uitgebreide rapportage- en analysemogelijkheden, waardoor het gemakkelijker is om real-time inzicht te krijgen in de prestaties van een organisatie en snel te reageren op veranderende omstandigheden.
-
Lagere kosten: ERP-systemen kunnen in de lange termijn goedkoper zijn dan het gebruik van verschillende losse softwarepakketten, omdat ze minder onderhoud en ondersteuning vereisen en efficiënter zijn in het gebruik van middelen.
-
Verbeterde klanttevredenheid en -loyaliteit: ERP-systemen maken het gemakkelijker om gegevens te delen tussen afdelingen en medewerkers, wat kan leiden tot snellere en nauwkeurigere reacties op klantvragen en -problemen, wat kan leiden tot verbeterde klanttevredenheid en -loyaliteit.
Een bedrijf kan ERP software as a service afnemen, in dat geval beheert de leverancier de software voor een vaste maandelijkse vergoeding. Bedrijven kiezen er ook vaak voor om zelf een pakket te kopen en te installeren op hun servers.
Veel kleine bedrijven die geen gebruik maken van ERP software merken dat hun bedrijfsprocessen bestaan uit spreadsheets, mails, bestanden op een computer en verschillende systemen die ze nodig hebben. Het grote voordeel van een ERP systeem is dat de gegevens centraal worden opgeslagen en beschikbaar zijn. Steeds meer middel-grote bedrijven zien de voordelen van ERP software in combinatie met thuiswerkende medewerkers. Inloggen op een cloud erp software systeem is net zomakkelijk vanaf thuis als vanaf kantoor.
ERP implementatie
De integratie van een nieuw ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) kan een organisatie helpen om efficiënter te werken en beter te presteren door het integreren van verschillende bedrijfsprocessen en het delen van gegevens tussen afdelingen en medewerkers. Het kan echter ook risico's met zich meebrengen als het niet goed wordt geïmplementeerd of beheerd.
Risico's beperken
Om de risico's te beperken, is het belangrijk om het project management goed voorbereid te hebben. Zo zijn een uitgebreide planning en implementatiestrategie nodig. Dit kan onder andere omvatten het uitvoeren van een grondige analyse van de huidige processen en behoeften van de organisatie, het uitkiezen van een geschikt ERP-systeem dat aansluit bij deze behoeften en het opleiden van medewerkers om het systeem te gebruiken. Hierbij word ook vaak gekeken naar best practices, wat werkt bij andere bedrijven en wat kunnnen wij daar van leren?
Een andere manier om de risico's te beperken, is door te investeren in goed opgeleide supply chain managers die verantwoordelijk zijn voor het implementeren en beheren van het ERP-systeem. Zij kunnen helpen om te zorgen dat het systeem goed wordt geïmplementeerd en dat het blijft werken op een manier die de prestaties van de organisatie verbetert. Een geschikte opleiding hiervoor is APICS CPIM, Certified in Production & Inventory Management.
Productiviteit
Als de integratie van het ERP-systeem niet goed gaat, kan dit leiden tot verlies van gegevens, vertragingen in bedrijfsprocessen, verminderde productiviteit en andere negatieve gevolgen voor de organisatie. Het is daarom belangrijk om voorzorgsmaatregelen te nemen om deze risico's te beperken en te zorgen voor een soepele en succesvolle implementatie van het ERP-systeem.
Externe add-ons
Externe add-ons zijn extra software of diensten die aan een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) kunnen worden toegevoegd om extra functionaliteit of mogelijkheden te bieden. Ze worden vaak ontwikkeld door derde partijen en kunnen worden gekocht of gehuurd om aan het ERP-systeem te koppelen.
Er zijn verschillende soorten externe add-ons voor ERP-systemen, afhankelijk van de behoeften van de organisatie en de mogelijkheden van het ERP-systeem. Sommige populaire voorbeelden zijn:
-
E-commerce integratie: dit kan helpen om de online verkoop van producten en diensten te integreren met het ERP-systeem, zodat gegevens over voorraad, orders en klanten gemakkelijker kunnen worden gedeeld en beheerd.
-
Klantrelatiebeheer (CRM): dit kan helpen om de interacties met klanten te beheren en te analyseren, zodat de organisatie beter kan inspelen op de behoeften en wensen van de klanten.
-
Bedrijfsintelligence en analytics: dit kan helpen om gegevens uit het ERP-systeem te analyseren en om te zetten in bruikbare informatie die kan worden gebruikt om inzicht te krijgen in de prestaties van de organisatie en om geïnformeerde beslissingen te nemen.
Externe add-ons kunnen een waardevolle toevoeging zijn aan een ERP-systeem, maar het is wel belangrijk om goed te onderzoeken welke add-ons beschikbaar zijn en hoe ze aansluiten bij de behoeften van de organisatie voordat ze worden aangeschaft.
Cloud-Erp
Cloud-ERP (Enterprise Resource Planning) is een vorm van ERP-software die wordt gehost op een externe server in plaats van on-premise (op de lokale servers) van een organisatie. Dit betekent dat medewerkers toegang hebben tot de software en de gegevens vanuit elke locatie met een internetverbinding, wat het gemakkelijker maakt om te werken en samen te werken.
Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het gebruik van cloud-ERP in plaats van traditionele ERP-software die wordt geïnstalleerd op on-premises servers. Enkele van de belangrijkste voordelen zijn:
-
Flexibiliteit en mobiliteit: omdat cloud-ERP wordt gehost op externe servers, kunnen medewerkers toegang krijgen tot de software en gegevens vanaf elke locatie met een internetverbinding. Dit kan helpen om de productiviteit en efficiëntie te verhogen, vooral voor organisaties met medewerkers die vaak op reis zijn of vanuit huis werken.
-
Lagere kosten: Hosting in de cloud kan in de lange termijn goedkoper zijn dan traditionele on-premise software, omdat er geen hoge eenmalige aanschafkosten zijn voor hardware en softwarelicenties en omdat de hosting en onderhoud door de leverancier worden verzorgd.
-
Betere beveiliging: cloud-ERP wordt vaak gehost op beveiligde servers met redundante backup en herstelmogelijkheden, wat kan helpen om gegevens te beschermen tegen verlies of diefstal.
-
Up-to-date functionaliteit: cloud-ERP wordt vaak geleverd met automatische updates en nieuwe functionaliteit, wat betekent dat organisaties altijd kunnen profiteren van de nieuwste technologie en mogelijkheden.
Er zijn echter ook enkele nadelen verbonden aan het gebruik van cloud-ERP, zoals afhankelijkheid van een internetverbinding en beperkte controle over de infrastructuur en beveiliging. Het is daarom belangrijk om goed te onderzoeken of cloud-ERP geschikt is voor de behoeften van een organisatie of dat on-premises meer geschikt is voordat er wordt overgestapt op deze vorm van ERP-software.